Arquivos, gestão e digitalização

Descrição Breve

Nesta atividade propomos a criação de condições para que todos os adultos possam tirar o melhor partido dos seus dispositivos móveis e das mais recentes aplicações de digitalização, armazenamento e partilha de documentos, no seu dia-a-dia, em casa ou no emprego. Além da abordagem aos benefícios e vantagens da digitalização, em diversas áreas da atividade humana, serão proporcionadas oportunidades para que todos possam aprender, passo-a-passo, como digitalizar rapidamente qualquer documento em papel: fotografias antigas, documentos de identificação pessoal, contratos de trabalho, receitas de família, recibos, receituários médicos, certificados, notas pessoais, mapas, etc.

Justificação

Seja para reduzir custos, seja para conservar memórias ou preservar arquivos, a digitalização de documentos constitui uma prática marcante no nosso quotidiano. O desenvolvimento tecnológico tem permitido uma evolução acelerada (também) neste domínio, havendo já um conjunto de bons equipamentos e aplicações de que qualquer pessoa pode beneficiar no seu dia-a-dia!

Aprender o quê?

• Identificar vantagens decorrentes da evolução tecnológica no domínio da digitalização de documentos.
• Conhecer as principais etapas do processo de digitalização.
• Planear o que digitalizar, porquê, como e durante quanto tempo.
• Usar funcionalidades e recursos básicos de aplicações específicas para facilitar o processo de digitalização de qualquer documento em papel.

Notas & Links para as ferramentas

Embora tenhamos indicado algumas aplicações possíveis para o desenvolvimento desta atividade, compatíveis com os sistemas iOS, Android e Windows (ex. CamScanner), muito provavelmente será necessário proceder a um levantamento de outras possibilidades, em função dos dispositivos móveis que os adultos possuem, bem como das expetativas pessoais que têm sobre o uso dos mesmos.

Descrição da atividade

Depois de contextualizada a proposta de trabalho, escolha uma ou duas aplicações de digitalização de documentos que possam satisfazer as necessidades da maioria dos adultos com quem trabalha, mostrando-lhes muito rapidamente como a(s) pode(m) utilizar no seu dia-a-dia.

Entretanto, reserve um tempo para que os adultos possam planificar devidamente a tarefa de digitalização, refletindo quer sobre as características e funcionalidades das aplicações apresentadas, quer sobre as propriedades físicas dos materiais que pensam vir a digitalizar, quer ainda sobre os objetivos da digitalização.

A necessidade de pensar de forma concreta sobre como irão organizar, guardar e gerir o acesso aos conteúdos dos materiais digitalizados é também algo que deve considerar de forma cuidada, podendo para isso articular esta atividade com as aprendizagens propostas noutras atividades aqui sugeridas.

Feita a planificação, deixe que os adultos testem livremente os seus equipamentos e escolham a aplicação que melhor satisfaça as suas necessidades e expectativas de utilização. Promova o confronto de perspetivas e opiniões em relação à prática vivenciada, acompanhando sempre de muito perto os avanços feitos por cada um e apoiando o desenrolar das tarefas.

Para finalizar, proporcione um debate em que todos os participantes possam avaliar em que medida consideram útil a estratégia de digitalização proposta nesta atividade com recurso aos seus dispositivos móveis, tanto para objetivos e interesses pessoais como para fins profissionais.

Sequência

1. Contextualizar a proposta de digitalização de documentos
2. Mostrar o funcionamento de uma aplicação de digitalização
3. Planificar o trabalho de digitalização de documentos pessoais
4. Testar o uso dos equipamentos e de aplicações
5. Partilhar digitalizações de diferentes tipos de documentos
6. Refletir sobre as vantagens da digitalização e sobre cuidados a ter

Sugestões & Dicas

Algumas aplicações, como é o caso da CamScanner, além de apoiarem e facilitarem o processo de digitalização propriamente dito, são muito eficazes para guardar e sincronizar vários conteúdos através de smartphones, tablets e computadores (https://www.camscanner.com/). Valerá a pena proporcionar mais algum tempo a esta atividade para que os adultos confiram por si próprios as vantagens deste serviço e os benefícios que dele podem extrair para as suas vidas pessoais e/ou profissionais.

Se optar por esta aplicação, pode ainda sugerir para experimentarem outras funcionalidades e recursos muito interessantes, de entre os quais se destacam as ferramentas de pesquisa (possibilitando a identificação de documentos que mobilizam uma determinada palavra), de rotulagem (possibilitando a organização de documentos por categorias), de comentário (permitindo a edição de comentários nos documentos, ficando registado o dia e a hora) e ainda a possibilidade de convidar no máximo 10 colaboradores por documento.

Segurança & Identidade Digital

Se o material escolhido na fase de planificação para digitalizar for do domínio público ou se o adulto goza do respetivo direito de autor, designadamente o direito de reivindicar a paternidade e assegurar a sua genuinidade e integridade, não haverá qualquer impedimento para prosseguir com a digitalização. Caso contrário, lembre-se que será preciso solicitar permissão para digitalizar e publicar o material em questão.

Projeto LIDIA – Literacia Digital de Adultos
Instituto de Educação, Universidade de Lisboa, 2016
Sítio do projeto: lidia.ie.ulisboa.pt

Atividade criada por Elisabete Cruz em setembro de 2015
Atividade revista e fechada em 30 de dezembro de 2015

Esta atividade pode ser usada, copiada, reproduzida, modificada, publicada e transmitida em todos os tipos de media ou métodos de distribuição já disponíveis ou que venham a ser desenvolvidos, bastando para isso fazer referência aos autores e ao Projeto LIDIA.